Anmeldelse: Sådan er OmniFocus 2 i praksis

For et par uger siden beskrev jeg her på thingsinflow.dk, hvordan den længe ventede version 2 af Getting Things Done-programmet OmniFocus for Mac nu endelig er klar. Og om hvordan lanceringen var lidt af en begivenhed  i GTD-kredse, fordi så mange hard core GTD’ister bruger eller har brugt netop dette program i stor stil. Men hvordan er den nye version så at bruge i praksis? Og kan den leve op til hypen? Det er emnet for dette blogindlæg.

Min begejstring var stor, da jeg for et par uger siden skrev om, at den nye OmniFocus 2 for Mac nu endelig var klar efter over halvandet års ventetid. Og her var det især udsigten til to nye features, Forecast og Review, der gav anledning til begejstringen, idet netop disse features i årevis har været   en uundværlig del af hhv. iPad- og iPhone-versionerne af OmniFocus.

Nu har jeg så haft lejlighed til at bruge OmniFocus 2 på min Mac i et par uger.

Og som det fremgår herunder, er konklusionen desværre ikke helt så positiv, som man havde kunnet håbe på.

De nye Review- og Forecast-perspektiver er en fornøjelse at bruge

De to nye features var absolut værd at vente på: Hvor det før var en pine at skulle klikke sig igennem alle projekter under den (ca.) ugentlige review (jeg falder også af review-vognen af og til), så er det nu en ren fornøjelse takket være det nye Review-perspektiv og det simplificerede review-workflow, der nu også er indbygget i OmniFocus. Og tilsvarende er det nye Forecast-perspektiv også en stor fornøjelse at bruge, idet man her får et kompakt kig på en kombination af både sine opgaver med deadlines og sin kalender 30 dage frem i tiden.

På billederne herunder kan man se eksempler på hvordan Review- og Forecast-perspektiverne ser ud i OmniFocus 2 for Mac.

Omnifocus2 Review Omnifocus2 Forecast

Disse to nye features er i sig selv så gode og praktiske i daglig brug, at jeg trygt kan anbefale alle eksisterende OmniFocus-brugere at skifte til den nye version. 

Så langt så godt.

Det nye design giver problemer for powerusers med mange projekter

Desværre giver det nye lækre design på OmniFocus 2 for Mac anledning til en del usability problemer – især for hardcore OmniFocus-brugere, som har mange projekter og opgaver at holde styr på.

Det største problem er at det nye luftige design giver en meget lavere informationstæthed end den tidligere version af OmniFocus til Mac.

Omnifocus2 Linieheigth
Dobbelt linieafstand og store, højrestillede ikoner giver dårlig brugervenlighed.

Hvor alle opgaverne før kun fyldte en linie i højden, så fylder de nu to linier, idet opgavernes metainformation – projektnavn, kontekst og datoer – står på en linie for sig under opgavetitlen. Samtidig er de nye smarte checkbox-ikoner (“status circles”) fyldt med information, hvilket gør at der er grænser for hvor lille de kan blive, hvis man stadig skal kunne opfatte informationen.

Dette kombineret med at opgavernes checkbokse nu står til højre – dvs. visuelt set langt væk fra opgavetitlen som står til venstre – gør at folk med mange opgaver simpelt hen nu får et meget dårligere overblik over deres projekter.

OmniFocus 2 giver kun få muligheder for selv at tilpasse udseendet af opgavelisterne

Udviklerne bag OmniFocus har helt sikkert godt selv været klar over at netop (den manglende) informationstæthed på listerne, kunne være et issue, for i programmets instillinger er der en vis mulighed for at justere lidt på udseendet. Men ikke meget – det eneste man p.t. kan vælge mellem er om teksten skal være lille, mellem eller stor.

Da denne indstilling ikke har nogen betydning for checkbox-ikonets størrelse eller brugen af to linier for hver opgave, giver det ikke ret meget forbedring i forhold til informationstætheden på listerne.

Designbeslutningen om at ændre placeringen af OmniFocus’s checkbokse til at være højrestillede er noget der allerede nu har givet anledning til mange negative kommentarer på diverse GTD-blogs. Problemet er at øjnene med den nye placering af checkboksene, nu hele tiden skal zig-zagge til højre og venstre hen over listerne, når man skal læse opgavetitlerne og se deres status. Dette er ikke effektivt og er et rigtigt dårligt valg i forhold brugervenlighed.

Det er heller ikke så heldigt at der i OmniFocus 2 for Mac p.t. er lidt for lille forskel i farven mellem aktive og ikke-aktive opgaver, hvilket gør det svært at skelne mellem dem.

De tidligere versioner af OmniFocus for Mac var kendt (og berygtet) for at have voldsomt mange muligheder for at justere alt fra tekststørrelse, farver, indrykninger og linehøjder. Hvilket var heldigt, idet programmets defaultindstillinger rigtig, rigtig grimme – men også møgirriterende, idet man endte med føle sig nødsaget til at sidde og bruge timer på at justere listernes udseende for at finde noget, der var tåleligt. Det var – sammen med den komplicerede betjening – min hovedanke mod de tidligere versioner, som jeg altid har haft et had-kærlighedsforhold til.

Men man kunne nu godt ønske sig, at udviklerne hos OmniGroup gav brugerne bare en lille smule flere visuelle justeringsmuligheder, end der er nu.

Hvis man ikke har tid til at vente, så tilbyder OmniGroup faktisk allerede nu en simpel smutvej, som løser nogle af de issues, jeg har nævnt ovenfor.

Andre mindre issues

Powerusers der er til tastaturgenveje, drag-and-drop og TextExpander, skal lige være opmærksom på at den nuværende version 2.0 af OmniFocus for Mac har et par irriterende småfejl, som vil forstyrre deres sædvanlige workflow:

  • Tastaturgenevejen for at vise og skjule notefeltet fungerer kun efter man har oprettet en note – man kan altså ikke længere bruge den til at åbne et tomt notefelt for derpå at skrive løs.
  • Drag-and-drop af filer og links til det lille Quick Entry-vindue fungerer kun hvis man allerede har åbnet notefeltet. I OmniFocus 1 skete dette automatisk.
  • TextExpander fungerer ikke sammen med felterne i den nye højrestillede inspector-panel.

Derudover er jeg ikke stødt på de store issues, idet grundlæggende ting som fx sync og samarbejde med andre programmer ser ud til at fungere upåklageligt (dvs. som de plejer).

Konklusion

OmniFocus har alle dage haft en stærk position blandt GTD-nørder, hvorimod nybegyndere er blevet skræmt væk af programmets kompleksitet og klodsede design. Så jeg gætter på, at det er ønsket om at gøre OmniFocus mere indbydende over for en bredere brugerskare, der meget naturligt har vejet tungest, da den nye version fik sit endelige design. Og jeg tror da også at GTD-begyndere vil være rigtig godt tjent med den nye version.

For os andre mere garvede OmniFocus-brugere er sagen lidt mere broget – dog ikke mere end at jeg stadig vil anbefale alle at opgradede til den nye version.
:-)

Sign op til nyhedsbrevet og læs mere

Sign op til nyhedsbrevet herunder og følg med i de kommende blogindlæg. Foruden at skrive om personlig produktivitet (fx Getting Things Done) og Flow, vil jeg løbende undersøge konsekvenserne af den digitale udvikling og se nærmere på de mange nye onlineværktøjer, der dukker op.

Tilmeld dig Things in Flows nyhedsbrev

Det var det! Følg med på denne blog for at få flere tips, tricks, detaljer og analyser – enten via Twitter eller som nyhedsbrev. Kommentarer og feedback modtages med kyshånd.

Nybegynder med personlig produktivitet, Flow, digitale arbejdsgange eller online publicering? Så book et introduktions-seminar og få hjælp til at komme godt i gang!

Niels Ole Dam

Niels Ole Dam

Niels er stifter og ejer af Things in Flow. Han har arbejdet som både teamleder, journalist, digital konceptudvikler og webredaktør, og har desuden mange års konsulenterfaring med store redaktionelle websites på open source platformen Drupal. Arbejder i dag med coaching inden for personlig produktivitet, samt som mødefacilitator, ekstern projektkonsulent og flowudvikler for en række enkeltpersoner, firmaer og organisationer. Er desuden stærk til dataanalyse med både R, Disco og ProM.

4 kommentarer til “Anmeldelse: Sådan er OmniFocus 2 i praksis”

  1. Hej Niels

    Her er mine erfaringer so far.

    Ctrl-O muligheden for at lyn-åbne perskektiver, kontekster og projekter er virkelig en kæmpe bonus. Jeg synes at jeg bruge alt for lang tid på at finde rundt i den gamle version, og så fiksede jeg det med special-tilpassede perspektiver. Der er ligesom at have en indbygget app-launcher i programmet :) Nu kan jeg let taste mig frem til mine projekter.

    Jeg er stort set holdt op med at bruge tid på at oprette perspektiver i denne nye version.

    Forecast er superfedt. Virkelig nyttigt. Mit primære perspektiv. Og jeg er meget tilfreds med at Omni er gået væk fra deres rædselsfulde fascination af flydende menuer, og nu bare giver mig en indbygget inspect bar som altid ligger det samme sted.

    Jeg oplever ikke space management som så stort et issue, men det er nok fordi jeg bruger meget mere tid fokuseret i det enkelte projekt, med få enkelte ting (jvf. ctrl-o åbning af projekter). Men generelt har Omnis programmer altid haft svært ved at være mindre end fuldskærm på min laptop.

    Kan godt lide at de har taget nogle valg i forhold til hvordan app’en skal opleves, i stedet for overlade jobbet til mig, med at sidde og bestemme hvilke kolonner der skal være i hvilke perspektiver.

    Generelt er jeg meget godt tilfreds med den nye version. Jeg savner bestemt ikke den gamle. Det her program bygger på det bedste fra det gamle, men virker out of the box, og ikke når du har brugt en halv uge på at pille ved indstillingerne.

  2. Hej Jens

    Tusind tak for tippet!

    Jeg havde slet ikke lagt mærke til at cmd-o (ikke crtl-o) var så smart i praksis – jeg tror bare at jeg havde afskrevet Quick Open-featuren, som en unødvendig dublet til Alfred (den App-laucher jeg bruger)!

    Men det er det jo helt klart ikke.

    Jeg tror, at jeg vil lave en custom tastaturgenvej til den, så jeg kan få den frem i alle programmer. Så er den der, når man har brug for at slå noget op, mens man fx skriver en mail eller surfer på nettet. (Jeg tror det bliver crtl-alt-o, så den minder om crtl-alt-space, der trigger OnmiFocus’ Quick Entry-dialogbox.)
    :-)

    Niels

  3. Hej Niels.
    Fornøjeligt at finde et site som dit på dansk – og med kvalitetsindhold!
    Jeg er enig med dig mht. OmniFocus. En anden irriterende ting er, at man slet ikke bruger varighed af actions til noget. Og man kan ikke lave et perspektiv, som fx. viser alle actions over 1 times varighed.
    Det er rigtig ærgerligt. Faktisk synes jeg, at OmniGroup har misset en ellers god mulighed for virkelig at øge forspringet til andre. Så meget, at jeg igen bliver ved med at falde tilbage til Things – og så må undvære at kunne emaile actions eller lave hierarkier. Men den synkroniserer super hurtigt, og det visuelle design fungerer godt – i hvert fald for mig.

    Hilsen Max

    1. Hej Max

      Tak for de rosende ord!
      :-D

      Tendensen til at svinge mellem Things og OmniFocus er vist noget de fleste GTDister kender til!
      Jeg har også selv været på den et par gange, før jeg slog mig til tåls med OmniFocus, som det bedste bud på en GTD-schweizerkniv til mit behov.

      Hvad angår estimater, så kan jeg godt følge dig. Personligt bruger jeg dem ikke ret ofte på mine actions i hverken OmniFocus eller Trello. Synes nemt, at man kommer ud i at bruge uforholdsmæssigt meget tid på manuelt at fylde tal i systemet forhold til nytteværdien. Men du har helt ret: Når nu OmniFocus har så mange andre features og indstillingsmuligheder, så er det spøjst at tid ikke også er noget man kan sortere efter. Men måske skyldes det bare at GTD-guruen David Allen aldrig selv har lagt ret meget vægt på det aspekt.

      NB
      Jeg har også et nyhedsbrev, der efter planen udkommer ca. hver 3 uge:
      http://thingsinflow.dk/tilmeld-nyhedsbrev

      Det har ligget lidt på is hen over sommeren grundet flytning og firmaopstart. Men der skulle snart komme gang i det igen.

      Niels

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *