Grundbegreber: Flow-visualisering med BPMN

Hvad er BPMN egentlig for noget – og hvorfor er det så godt til at tegne letforståelige procesdiagrammer med? I dette blogindlæg introducerer jeg BPMN-metoden og viser, hvordan man fx kan bruge den til at tegne et overskueligt, men alligevel detaljeret og præcist, flow for arbejdsgangene i en opgaveorienteret udviklingsvirksomhed. Med det i hånden er det pludselig muligt at forankre de fælles arbejdsgange i organisationen på en helt ny måde.

Hvis jeg skal nævne én ting, der har løbet som en rød tråd gennem hele min professionelle karriere, så er det en dyb interesse for arbejdsprocesser. Både for dem der har haft betydning for mine egne opgaver, og for dem der mest har berørt mine kolleger eller resten af de organisationer, jeg har haft fornøjelsen af at være en del af.

Sådan var det dengang, jeg var ansvarlig for udviklingen af et publikumsvendt informationssystem til Eksperimentarium. Sådan var det da jeg i sin tid var journalist og redaktør på Illustreret Videnskab og siden stod for etableringen af magasinets flersprogede website og det bagvedliggende redaktionelle workflow. Og sådan var det, da jeg siden hen fortsatte over i online-konsulentbranchen og nu videre til spilindustrien.

Opgaverne skifter – men udfordringen er den samme overalt

Alle steder var (og er) der tale om komplekse organisationer, komplekse kommunikationsgange og komplekse arbejdsopgaver, som krævede meget planlægning og stor detaljeorientering. Og alle steder var der tale om opgaver, der krævede en koordineret indsats fra mange personer og systemer at få til at lykkes.

Og hele tiden har den grundlæggende udfordring været den samme:
Hvad gør man egentlig, hvis man gerne vil organisere, tilpasse og frem for alt forankre nye processer i en kompleks organisation?

I dag ved jeg at svaret sådan set er enkelt nok – man starter med at analysere og tegne sin proces på en måde, der gør at den kan deles, diskuteres, kritiseres og løbende forbedres af alle de involverede parter.

Hvis man gør det på den rigtige måde, holder den fælles proces op med blot at være en flygtig abstraktion, som de mange parter hver især bare har inde i hovedet eller på nogle mere eller mindre uoverskuelige lister. Den bliver i stedet til noget konkret og visuelt, som man kan bruge til at oplære nye medarbejdere med, og som samtidig er det centrale dokument, de garvede rotter tager frem og snakker videre ud fra, når noget skal laves om.

BPMN gør det svære enkelt – hvis man bruger den rigtigt

Gennem årene har jeg forsøgt mig med mange forskellige metoder til at visualisere processer. Men det var først med BPMN-standarden (eller helt præcist version 2 af standarden), at jeg endelig fandt en visualiseringsmetodik, der ikke enten var for svær at lære, for svær at forstå for uindviede, for specialiseret eller på anden måde uegnet til at blive brugt i en almindelig virksomhed og af ikke teknikere. Siden da, har jeg ikke set mig tilbage – idag bruger jeg metoden til at visualisere alt fra redaktionelle workflows, organisationsflows og flowdiagrammer for de spil og andre systemer, som jeg er involveret i at udvikle.

BPMN står for Business Process Model and Notation og er egentlig en teknisk temmelig nørdet standard. Da jeg først stødte på version 1 af standarden for snart 8 år siden, var jeg ikke imponeret: selv om metoden så ud til at have potentiale, så led den af mange af de skavanker, som jeg har nævnt ovenfor. Men da version 2 kom i 2009 – og især da bogen Bpmn Method and Style udkom – blev det pludselig muligt at bruge BPMN-metoden på en langt mere lettilgængelig måde end tidligere.

Eksempel på et flow: Arbejdsgang for løsning af kundeopgaver i et konsulenthus

Som så mange andre standarder rummer BPMN 2 både gode og dårlige ting. Men hvis man holder hovedt koldt og nøjes med at bruge nogle få, velvalgte elementer, kan man komme meget langt.

I eksemplet herunder har jeg med et minimum af forskellige elementtyper tegnet flowet for, hvordan en typisk arbejdsgang ser ud i en konsulentvirksomhed, der løser udviklingsopgaver for sine kunder. Som det ses, starter flowet med at opgaven kommer ind i venstre side diagrammet, hvorpå den estimeres, udføres og godkendes, for så til sidst at ende på en faktura og blive afsluttet i højre side.

Alle elementerne og brugen af dem er hentet fra BPMN-standarden, men flowet er alligevel intuitivt forståeligt for de fleste – helt uden nogen form for indføring i BPMN-metodikkens finere detaljer.

Generic taskflow without messages
Eksempel på et BPMN-flowdiagram. Ved hjælp af simple symboler kan selv komplicerede processer tegnes på en enkel måde. Dette diagram viser flowet for kundeopgaver i en konsulentvirksomhed. Klik på digrammet, for at se det i større størrelse.

 

Kommunikation og black boxes gør diagrammet fuldendt

Det ovennævnte flowdiagram kan være rigtig godt som introduktion til nye medarbejdere eller til præsentation for kunder, der har brug for et hurtigt overblik over, hvordan processen hænger sammen.

Men BPMN-metodens virkelige styrke ses først, når man som vist herunder også indtegner et ekstra lag, der viser hvilken kommunikation, der samtidig finder sted undervejs i processen med henholdsvis kunden, den udvikler der estimerer opgaven og de bagvedliggende IT-systemer, der håndterer opgavestyringen og udviklernes tidsregistrering. Når det er tilføjet kan man pludselig se alle de mange mails (eller møder/telefonsamtaler etc.), der udveksles med kunden, samt hvor i processen der bliver noteret noget ned i IT-systemerne osv.

Kommunikationsflowet er indtegnet med stiplede linier og beskrivende småtekster, mens de forskellige parter og IT-systemer er indtegnet som såkaldte black boxes (de aflange grå kasser), hvilket gør at diagrammet stadig kan holdes relativt enkelt visuelt set. Bemærk hvor meget information, det nu er samlet i et enkelt diagram, der stadig er relativt letforståeligt. Selv om kompleksiteten er høj, er det stadig noget, som de fleste i den pågældende organisation vil kunne have glæde af at bruge.

Generic taskflow without messages
Samme flowdiagram som ovenfor, men nu også med alle kommunikationsflows med kunden, udvikleren og de bagvedliggende IT-systemer indtegnet. På trods af informationstætheden er diagrammet stadig overskueligt. Klik på diagrammet, for at se det i større størrelse.

 

BPMN har mange andre elementer, så som fx swimlanes, notefelter og en stribe ekstrasymboler, der kan benyttes, alt efter hvad det er for en type proces, der skal visualiseres og alt efter hvad formålet er med visualiseringen. Swimlanes kan med fordel benyttes, når man har brug for at visualisere, hvordan forskellige afdelinger eller roller interagerer med hinanden internt i organisationen. Og man kan også sagtens tilføje farver og illustrationer, hvis det kan hjælpe på kommunikationen.

Men igen er nøglen til et godt diagram, at man altid husker kun bruger de elementer og effekter, der er absolut mest nødvendige for at få budskabet ud over rampen til dem, der skal bruge diagrammet i deres daglige arbejde.

Interaktive BPMN-diagrammer gør informationen levende og nærværende

Når man så har lavet et godt flowdiagram er næste skridt, at få den viden der ligger i diagrammet forankret i organisationen, så det bliver brugt i praksis og ikke bare ender med at ligge og samle støv i en mappe eller på et fællesdrev, hvor ingen kigger.

Og her er der heldigvis i dag en lang række smarte digitale værktøjer, der kan hjælpe – det har jeg planer om at komme nærmere ind på i et fremtidigt blogindlæg.

Hvis du allerede nu ønsker en lille smagsprøve på nogle af de mange digitale muligheder der er idag, kan du fx prøve at klikke på linkene herunder:

De viste versioner af diagrammet er altid opdateret, så de konstant afspejler den til enhver tid nyeste version – og de kan sågar også integreres direkte med fx Google Docs eller diverse intranetsider, så man nemt kan bruge dem til fx online brugervejledninger. Da de er interaktive, kan de desuden sagtens indeholde praktiske links direkte til diverse checklister eller onlinesystemer, som organisationen fx bruger internt. Der er masser af muligheder. Men som sagt: mere om det en anden gang.

Kontakt mig hvis du eller din organisation har brug for hjælp til jeres processer

Jeg håber at ovennævnte har givet dig en fornemmelse af, hvad BPMN er og af, hvordan det kan bruges i alle typer af organisationer og til visualisering af næsten alle typer af flows.

Som det måske også fremgår er denne type af visualiseringer og den bagvedliggende kortlægning af arbejdsgange et af de kerneprodukter, jeg kan tilbyde via mit firma, Things in Flow. Afhængigt af opgavens omfang kan det klares på helt ned til en dags tid, incl. briefing og opsætning af et interaktivt diagram i stil med det, der er vist herover, selv om større opgaver naturligvis tager længere tid.

Så kontakt mig endelig for en indledende snak, hvis du eller din organisation nu har fået blod på tanden i forhold til BPMN. Det vil være mig en stor fornøjelse at hjælpe jer med fx at få kortlagt jeres nuværende arbejdsgange med henblik på at få dem forbedret – eller på anden måde bidrage til at I får optimeret jeres processer og får gjort dem fælles.

Things in Flow. Få tingene gjort – sammen og i flow.
:-)

Sign op til nyhedsbrevet og læs mere

Sign op til nyhedsbrevet herunder og følg med i de kommende blogindlæg. Foruden at skrive om personlig produktivitet (fx Getting Things Done) og Flow, vil jeg løbende undersøge konsekvenserne af den digitale udvikling og se nærmere på de mange nye onlineværktøjer, der dukker op.

Tilmeld dig Things in Flows nyhedsbrev

Det var det! Følg med på denne blog for at få flere tips, tricks, detaljer og analyser – enten via Twitter eller som nyhedsbrev. Kommentarer og feedback modtages med kyshånd.

Nybegynder med personlig produktivitet, Flow, digitale arbejdsgange eller online publicering? Så book et introduktions-seminar og få hjælp til at komme godt i gang!

Niels Ole Dam

Niels Ole Dam

Niels er stifter og ejer af Things in Flow. Han har arbejdet som både teamleder, journalist, digital konceptudvikler og webredaktør, og har desuden mange års konsulenterfaring med store redaktionelle websites på open source platformen Drupal. Arbejder i dag med coaching inden for personlig produktivitet, samt som mødefacilitator, ekstern projektkonsulent og flowudvikler for en række enkeltpersoner, firmaer og organisationer. Er desuden stærk til dataanalyse med både R, Disco og ProM.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *