Den nye Post-it Plus app, som 3M lancerede i går, gør det nemt at indfange og organisere resultatet af dine brainstorm-sessions. Via kameraet omsætter App’en hver enkelt lille Post-it til en digital version, der hurtigt kan omorganiseres og grupperes visuelt, inden det færdige resultat sendes videre til andre som fx pdf, mail, Excel eller Powerpoint. App’en kræver iOS 8 og findes indtil videre kun til iPhone og iPad. Og ja, den virker også med de billige Post-it notes, som ikke stammer fra 3M.
Hører du også til dem, der jævnligt arrangerer brainstorm-sessions sammen med dit team, din afdeling eller dine kunder? Og er du den glade ejer af en iPhone eller iPad med iOS 8?
Kan du svare ja til begge spørgsmål, så er der godt nyt, hvis du gerne vil undgå en stor del af det kedelige, manuelle arbejde efter møderne, hvor alle de gode ideer på de mange små Post-it notes skal samles sammen, skrives rent og sendes rundt til deltagerne.
Producenten af de originale Post-it noter, 3M, har nemlig i går lanceret en app, som gør det muligt at omsætter hver enkelt lille Post-it til en digital version, der nu nemt kan omorganiseres og grupperes, inden det færdige resultat sendes videre til andre.
I praksis foregår den digitale indfangning ved, at man tager et billede af hver tavle eller flipover fra brainstorm-sessionen, markerer hvilke noter der ønskes medtaget og klikker “Create board”, hvorpå app’en ud fra billedet selv genkender og digitaliserer de enkelte Post-its på billedet.
Simpelt interface gør det nemt at flytte og organisere ideerne
Når de små Post-its er hentet ind i app’en kan man nu nemt organisere dem i boards eller efter emne, tema eller indsatsområde – eller hvad der nu ellers giver mening for netop denne brainstorm. Inde i app’en håndteres de enkelte Post-its som små billeder, der frit kan flyttes rundt eller automatisk ordnes i et pænt grid etc., hvis det er det, der er behov for. Interfacet er meget intuitivt, idet man bare tager fat i de enkelte noter med en finger og flytter den hen på den ønskede plads.
Hvis det er svært at læse en af noterne klikker man bare på den for at se den i stor størrelse. For at få det bedste resultat er der det vigtigt, at teksten (eller tegningerne) på noterne er så tydelige som muligt. En tynd sort tus, som fx en klassisk Sharpie pen fungerer rigtigt fint, mens fx blyant eller kuglepen ikke kan anbefales – især ikke hvis du bruger de mørkere farvede Post-its.
App’en kan digitalisere op til 50 Post-its fra hvert foto, og kan også arbejde med eksisterende fotos, som du har taget tidligere. Den kan kun håndtere kvadratiske post-its – men det er jo også de mest anvendte til brainstorm-sessions etc.
Mange muligheder for at eksportere og dele med andre
Når man er tilfreds med resultatet kan det sendes videre til andre som fx pdf, mail, Excel eller Powerpoint – eller som en fil i app’ens eget interne format. Sidstnævnte er smart, hvis det er andre end dig selv, der skal lave arbejdet med at organisere resultatet af brainstormen.
Set med flow- og produktivitets-øjne er de mange muligheder for at eksportere rigtig smart, idet de gør det muligt at opbygge et meget effektivt workflown omkring app’en. Og her er især mulighederne for at eksportere til Powerpoint og Excel rigtig gode.
Eksport til Powerpoint
Hvis brainstormen er en del af et større arrangement, hvor der kort efter skal præsenteres for andre i plenum, så kan man fx på den måde lynhurtigt omsætte resultatet til en Powerpoint-præsentation, med et slide for hvert af de færdige boards fra Post-it app’en.
Som det ses herunder er den rå Powerpoint-præsentation fra app’en enkel og pæn, så den kan bruges som den er i en snæver vendning. Bemærk at det originale foto også er inkluderet på en slide for sig – meget praktisk, hvis man gerne vil dokumentere hele forløbet og ikke ønsker at få alt for mange løse dokumenter at holde styr på.
Eksport til Excel
Tilsvarende er muligheden for at eksportere til Excel rigtig praktisk, hvis man efterfølgende har brug for at arbejde videre med indeholdet af de enkelte post-its i en mere struktureret form.
Som det ses på eksemplet herunder, så kan man efter eksporten til Excel nemt fortsætte bearbejdningen af resultatet med fx at skrive tingene rent og tilføje yderligere info etc. Ligesom ved Powerpoint-eksporten, bliver det oprindelige foto også automatisk inkluderet.
Den indsatte reklame for Post-it kan nemt fjernes, både fra Powerpoint-præsentationen og Excel-dokumentet.
Der kan også deles via fx Dropbox og Evernote
Foruden mail kan app’en også dele resultaterne via fx Dropbox eller Evernote, ligesom man også kan udprinte fra app’en.
Hvis man bruger Premium-versionen af Evernote skulle man ifølge udviklerne endda også kunne opnå automatisk tekstgenkendelse (OCR) af teksterne på de enkelte post-its. Jeg har dog ikke prøvet denne feature, og ved derfor ikke om det er smart i praksis, eller om worflowet bliver for bøvlet til at kunne bruges til noget fornuftigt i praksis.
Konklusion
Som det måske allerede er fremgået, er jeg ret begejstret for den nye Post-it Plus app. Den addresserer et stort praktisk problem, som alle der arbejder professionelt med brainstorm-sessions og andre typer af lignende team-aktiviteter kender til – nemlig: Hvordan opsamler og deler man bedst, hurtigst og nemmest den viden, som blev skabt undervejs, så den kan blive brugt i det videre arbejde?
For større teams og svære projekter, bliver det hurtigt en kompliceret og (alt for) manuel proces, som der går uforholdsmæssigt lang tid med. Men ved at koble den nye Post-it app ind i workflowet bliver det pludselig muligt at udføre dette trivielle arbejde meget hurtigere og sikrere.
Da app’en blev lanceret i går, er det i sagens natur begrænset, hvor stor min praktiske erfaring med den er. Men ud fra hvad jeg har oplevet indtil nu, virker den til at være både stabil og hurtig – og når den så samtidig er godt designet og intuitiv at bruge, så er den selvskrevet til den digtale værktøjskasse.
Den eneste uheldige ting ved app’en, som jeg er stødt på under min test er, at der ikke er nogen undo-funktion, hvis man ved et uheld kommer til at nulstille rækkefølgen på sine post-its fx ved at skifte til det forkerte board view. Samt at app’en p.t. kun kan bruges i højformat på iPhonen. Men den slags små børnesygdomme er til at leve med og findes jo altid ved nye apps. Det her ligner en app, jeg kommer til at bruge jævnligt fremover.
Post-it Plus får en varm anbefaling herfra.
:-)
Post-it® Plus er gratis og kan downloades fra App Store.
Sign op til nyhedsbrevet og læs mere
Sign op til nyhedsbrevet herunder og følg med i de kommende blogindlæg. Foruden at skrive om personlig produktivitet (fx Getting Things Done) og Flow, vil jeg løbende undersøge konsekvenserne af den digitale udvikling og se nærmere på de mange nye onlineværktøjer, der dukker op.
Tilmeld dig Things in Flows nyhedsbrev
Det var det! Følg med på denne blog for at få flere tips, tricks, detaljer og analyser – enten via Twitter eller som nyhedsbrev. Kommentarer og feedback modtages med kyshånd.
Nybegynder med personlig produktivitet, Flow, digitale arbejdsgange eller online publicering? Så book et introduktions-seminar og få hjælp til at komme godt i gang!
Niels Ole Dam
Niels er stifter og ejer af Things in Flow. Han har arbejdet som både teamleder, journalist, digital konceptudvikler og webredaktør, og har desuden mange års konsulenterfaring med store redaktionelle websites på open source platformen Drupal. Arbejder i dag med coaching inden for personlig produktivitet, samt som mødefacilitator, ekstern projektkonsulent og flowudvikler for en række enkeltpersoner, firmaer og organisationer. Er desuden stærk til dataanalyse med både R, Disco og ProM.
